Mitä Mayn virtuaaliassistentti voi tehdä – ja mitä ei?

Se on selvää, että kaikkea ei kannata tehdä itse, mutta mistä sitten kannattaa tai voi delegoida? Tällä sivulla käymme läpi selkeästi, minkälaisiin tehtäviin Mayn virtuaaliassistentit ovat paras ratkaisu ja mitä me voimme tarjota.

Mayn virtuaaliassistenttipalvelu perustuu kolmeen selkeään peruspilariin:

1. Joustava osa-aikainen tuki ilman palkkaamisen riskiä

2. Selkeä rajaus: asiakas ohjeistaa – assistentti toteuttaa

3. Luotettava, arkea keventävä kumppanuus – ei stand by -palvelu

Assistenttimme ovat ammattitaitoisia ja itseohjautuvia osa-aikaisia tekijöitä, jotka työskentelevät 10–80 h/kk asiakkuuden laajuudesta riippuen.

Tärkeää tietää yhteistyöstä:

• Kaikki tehtävät toteutetaan arkisin klo 6–21 välillä

• Assistentti ei ole stand by – työ tehdään tilauksesta, ei reaaliaikaisesti

• Vasteaika tehtävien kuittaamiseen on max. 48 h

• Kaikki tehtävät annetaan ja viestintä hoidetaan Slackin kautta

• Suositeltava minimi-deadline tehtävälle on 7 päivää – jotta tehtävä voidaan aikatauluttaa joustavasti osaksi viikkotyötä

• Työskentely perustuu siihen, että asiakas antaa selkeän ohjeistuksen ja tarvittavat aineistot

• Työ raportoidaan viikoittain, ja työtunteja seurataan avoimesti

Mayn toimintamalli mahdollistaa skaalautuvan, kevyen ja tehokkaan avun, jonka voi yhdistää omaan arkeen ilman sitoutumista työnantajavastuisiin tai rekrytointirumbaan. Saat enemmän aikaa tärkeälle – ja silti hommat etenevät. Malli toimii erityisen hyvin silloin, kun työlle on selkeät tavoitteet, toistuvia prosesseja tai dokumentoidut ohjeet.

Mayn Scope of Service

Aloitetaan perusasioista ja siirrytään sitten tarkemmin kuhunkin tehtäväryhmään.

Mayn virtuaaliassistentti EI hoida seuraavia asioita:

• Strategiatyö, liiketoiminnan kehitys tai markkinoinnin suunnittelu

• Yrityksen taloushallinto tai viranomaisraportointi

• Web-kehitys, tekninen toteutus tai ohjelmointi

• Graafinen suunnittelu ilman ohjeita tai valmiita elementtejä

• Videotuotanto tai edistynyt videoeditointi

• Projektinjohtaminen ilman selkeää toimeksiantoa tai ohjeistusta

• Valokuvaus ellei erikseen sovita

• Myynti

• Assistentti ei ole tulosvastuussa tai ota vastuuta tavoitteiden toteutumisesta

Hallinnolliset & toimistotehtävät

• Sähköpostien hallinta ja seulonta

• Kalenterien ylläpito, ajanvaraukset ja tapaamisten sopiminen

• Matkajärjestelyt ja varausten hoito

• Dokumenttien organisointi (esim. Google Drive)

• Muistiot ja tehtävälistat

• Kevyt tiedonhaku ja taulukoiden rakentaminen

Erityiset huomiot:
Assistentti ottaa tehtävät vastaan Slackin kautta, työskentelee arkisin omina tunteinaan klo 6–21 ja kuittaa tehtävät 48h vasteajalla, ellei toisin ole sovittu. Assistentti ei ole stand by, vaan työskentelee sovittujen tuntien puitteissa. Työlle tulee antaa riittävä ohjeistus ja selkeä toimeksianto. Assistentti voi asiakaspalvelun tapaan käydä mitä tahansa sähköpostia läpi ja lajitella viestit, vastata mallivastausten mukaan tai eskaloida viestejä eteenpäin. Sähköposti voidaan käydä läpi 48 tunnin vastausajalla tai jos tiimissä on kaksi assistenttia (väh. 40h/kk sopimukset), voidaan vastausaika olla 24 tuntia.

Myynnin tuki

• Liidien etsiminen, listojen koostaminen

• Asiakkaiden kontaktointi viestipohjien avulla

• Tapaamisten buukkaus kalentereihin

• Tarjousten seuranta, lähetys ja muistutukset

• CRM:n päivitys

• HUOM! Ei yhteydenottoja puhelimitse

Erityiset huomiot:
Tehtävät toteutetaan asiakkaan antamien viestipohjien ja ohjeiden mukaan. Assari ei laadi itsenäisesti myyntitekstejä tai hoida live-myyntiä. Kaikki tehtävät otetaan vastaan Slackissa, ja käsittelyaika on 48h. Työaika sijoittuu arkipäiviin.

Asiakaspalvelu

• Sähköposti- tai somekyselyihin vastaaminen ohjeistuksen mukaan

• Tilauksiin tai toimituksiin liittyvien viestien käsittely

• Asiakastietojen päivitys järjestelmissä

• Asiakkaiden yhteydenpidon seuranta ja koonti

• HUOM! Ei asiakaspalvelua puhelimitse tai chatissa

Erityiset huomiot:
Assari toimii ohjeistettuna tukena, ei asiakasvastuullisena henkilönä. Palvelu toimii arkisin, ja vastausajat ovat 48h, jos tiimissä on yksi assistentti ja 24h, jos tiimissä on kaksi assistenttia. Asiakaspalveluun varataan min. 30min kerta, jotta aika voidaan allokoida oikein. Sujuva yhteistyö vaatii selkeät viestipohjat, pääsyn tarvittaviin järjestelmiin ja realistiset odotukset: assistentti ei päivystä, mutta hoitaa hommat tehokkaasti ja täsmällisesti yleensä osana muita tehtäviä.

Sisällöntuotannon tuki

• Blogitekstien ja uutiskirjeiden koostaminen asiakkaan sisällöstä

• Somesisältöjen luominen

• Oikoluku ja tekstin viimeistely

• Verkkosivutekstien päivittäminen (esim. WordPress)

• Sosiaalisen median tekstien muokkaus ja luominen

• Sisällön generointi tekoälyllä

• Sisältöjen kierrätys useaan kanavaan

• Lyhytvideoiden editointi

• Sisällön kierrättäminen

• Uutiskirjeiden koonti

• Sisällön ajastaminen

Erityiset huomiot:
Assistentti ei vastaa sisällön ideoimisesta, vaan työstää valmiita luonnoksia, ohjeita tai teemoja. Visuaalista sisältöä varten on oltava ohjeistus, kuten brändikirja ja valmiita Canva-pohjia. Tehtävät tulee antaa ajoissa ja riittävän selkeästi. Jos työtehtävä vaatii luovaa työtä, kuten visuaalisten mallien luomista, tulee se ottaa huomioon tuntimäärässä. Assari ei julkaise ilman hyväksyntää, ellei tästä ole sovittu erikseen. Assistentti ei käytä omaa profiilia asiakkaan töihin (esim. LinkedIn).

Graafinen ja visuaalinen tuki (Canva)

• Somemateriaalien koostaminen ohjeiden ja brändimateriaalien pohjalta

• PDF-esitteiden ja asiakasmateriaalien viimeistely

• Kuvakokojen ja typografian sovittaminen eri alustoille

Erityiset huomiot:
Assistentti ei ole graafinen suunnittelija, vaan tekee Canvalla valmiita pohjia tai selkeitä ohjeita hyödyntäen. Työt toimitetaan deadlinejen puotteissa. Asiakkaalla tulee olla brändiohjeet tai mallipohjat saatavilla.

Verkkokaupan ja valmennusbisneksen tuki

• Tuotetietojen syöttö verkkokauppaan

• Asiakaspalvelu verkkokaupan tai kurssin käyttäjille

• Kurssimateriaalien järjestely ja julkaisujen ajastus

• Alustojen käyttö: Systeme.io, Thinkific, Teachable, tms.

Erityiset huomiot:
Assistentti toimii teknisenä tukena ohjeiden mukaan. Hän ei rakenna kursseja tai verkkokauppaa itsenäisesti, vaan syöttää ja ylläpitää sisältöjä sovitussa ympäristössä. Viestintä Slackissa.

Tekninen & järjestelmätuki (perustaso)

• Työkalujen hallinta: Google Workspace, Notion, Mailchimp, ActiveCampaign jne.

• Uusien käyttäjien lisääminen, asetusten tarkistus

• Yhteystietolistojen päivittäminen

Erityiset huomiot:
Assistentti toimii peruskäyttäjänä – ei kehitä tai rakenna järjestelmiä. Kaikki tehtävät vaativat selkeän toimeksiannon ja pääsyn järjestelmään. Ei koodaus-, asennus- tai automaatiokehitystyötä.

Laskutuksen ja kuittien käsittelyn tuki

• Kuitteihin ja ostotapahtumiin liittyvien tietojen kokoamista

• Kuittilistan tai kansion ylläpitoa (esim. Drive, Trello, Notion)

• Laskujen numerointia ja koostamista valmiiksi asiakkaan ohjeiden mukaan

• Myyntilaskujen lähettämistä valmiista laskupohjasta (esim. Holvi, Ukko, Fennoa, Netvisor)

• Laskujen eräpäivien seuraamista ja muistuttamista

• Yksinkertaista tietojen siirtoa kirjanpitäjälle (esim. kuukauden kuitit, tiliraportit, ajopäiväkirjat)

Mayn assistentti ei hoida:

• Kirjanpitoa tai viranomaisraportointia (ALV-ilmoitukset, tilinpäätökset, jne.)

• Palkanlaskentaa tai virallisia palkkakuitteja

• Itsenäistä taloushallinnon päätöksentekoa tai laskujen laatimista ilman ohjeita

• Maksuliikenteen hoitoa eli maksujen suorittamista asiakkaan puolesta

• Kuitin sisällön arviointia tai tililuokittelua kirjanpitoa varten

Erityiset huomiot:

Assistentti toimii talousasioissa tukena, ei vastuunkantajana. Kaikki laskutus- ja kuittitehtävät tulee ohjeistaa selkeästi ja niiden tulee olla ainakin osin johdonmukaisia kuukaudesta toiseen. Assistentilla ei ole pääsyä asiakkaan pankkitileihin tai talousjärjestelmiin ilman nimenomaista valtuutusta. Tiedot toimitetaan asiakkaan määrittelemässä ympäristössä (esim. yhteinen Google-kansio tai järjestelmä).

Tehtäväkokonaisuudet

Palvelumalli

Mayn virtuaaliassistenttipalvelu on rakennettu niin, että asiakkaan arki helpottuu – ei monimutkaistu. Me toimitamme osaavan assistentin, varmistamme jatkuvuuden ja huolehdimme siitä, että tehtävät etenevät sovitusti myös poikkeustilanteissa.

Palvelumallimme perustuu ennakoitavuuteen, läpinäkyvyyteen ja siihen, että asiakas voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa, kun me hoidamme tukitehtävät.

Assistentti valitaan asiakkaan tarpeen mukaan
Asiakkaalle nimetään sopivin assari, joka perehdytetään asiakkaan työkaluihin, tehtäviin ja toimialaan. Tehtävät määritetään aluksi ja assistentti valitaan sen mukaan. Jos tehtävät muuttuvat yhteistyön edetessä, ohjaamme mahdollisesti toisen assistentin avuksesi.

Sijaisuus ja lomatuuraus kuuluvat palveluun
Jos oma assistentti sairastuu tai jää lomalle, May järjestää tehtäville varahenkilön, joka hoitaa kesken jääneet tehtävät kuukausituntien puitteissa. Asiakkaan ei tarvitse itse etsiä tai perehdyttää sijaista. Mayn toimintamalli varmistaa, että yksittäisen assarin elämäntilanteet eivät keskeytä asiakkaan palvelua.

Assarin lopettaessa huolehdimme perehdytyksestä
Mikäli assari lopettaa yhteistyön, koulutamme uuden tilalle ja siirrämme tarvittavan tiedon ilman katkoksia asiakastyössä.

Työskentely perustuu osa-aikaisuuteen ja joustavaan työaikaan
Assistentit työskentelevät osa-aikaisesti (10–80 h/kk) ja tehtävät aikataulutetaan viikko-ohjelmaan. Assistentti ei ole jatkuvasti tavoitettavissa tai valmiustilassa. Assarin työaika sijoittuu arkisin klo 6–21 välille. Kaikki tehtävät kuitataan ja aikataulutetaan osaksi työtä kahden arkipäivän sisällä niiden vastaanottamisesta.

Suositeltava tehtävien minimideadline on 7 päivää
Tehtävät tulee suunnitella etukäteen ja ohjeistaa selkeästi. Tämä mahdollistaa tehokkaan aikataulutuksen ja hyvän työn laadun.

Kaikki viestintä hoidetaan Slackin kautta
Assistentti ottaa tehtävät vastaan Slackissa. Tämä mahdollistaa selkeän viestinvaihdon, priorisoinnin ja jatkuvuuden myös sijaisuustilanteissa.

Yhtenäinen toimintamalli varmistaa laadun
Kaikki assistentit toimivat Mayn määrittelemien prosessien, viestintäkäytäntöjen ja työkalujen mukaisesti. Työn laatu ei ole yksittäisen henkilön varassa.

Palvelu on skaalattavissa kuukausitasolla
Asiakas voi kuukauden varoajalla lisätä tai vähentää työtunteja tai vaihtaa tehtävien painopistettä. Palvelu joustaa yrityksen tarpeiden mukaan.

Asiakkaalla on tukenaan Mayn asiakaspalvelu
Mikäli yhteistyössä tulee esiin kysymyksiä, tarpeita tai muutoksia, Mayn asiakkuusvastaava on aina tavoitettavissa. Et jää yksin tilanteissa, joissa arki muuttuu.